O que é 5W2H?
A técnica 5W2H é uma de muitas metodologias empresariais, mas que se destaca por ser muito eficiente e ao mesmo tempo muito simples de ser aplicada. Ela tem como objetivo passar por todas as etapas de produção de um produto ou todos os processos envolvidos em um serviço e esclarecer totalmente essas etapas, podendo revelar alguma dúvida ou problema, e assim, formar planos de ação que transformem esses problemas em produtividade para o seu negócio.
Basicamente, o 5W2H é uma técnica de negócio que visa a organização, visto que a falta dessa acaba tornando um processo em algo confuso, demorado e caro. Desse modo, devido à sua simplicidade, essa metodologia pode ser aplicada em inúmeros tipos de empresas, negócios e processos. Então, vamos aprender como melhorar sua empresa com a técnica 5W2H?
E como eu aplico o 5W2H?
O nome da técnica é uma sigla em inglês das perguntas (What, Why, Where, When, Who, How e How much) e já mostra um pouco do que consiste esse método. As perguntas feitas devem ser respondidas de modo a organizar e planejar as ações que deverão ser efetuadas para um serviço ou produto. Além disso, devem ser elencados os responsáveis, local onde a tarefa será realizada, quando será realizada, como será realizado, etc.
É importante que cada pergunta seja respondida da maneira mais completa possível, visto que respostas vagas deixam o objetivo pouco claro para as pessoas que ficaram responsáveis pelas tarefas. Caso haja a necessidade, você pode pedir ajuda para funcionários ou colaboradores de forma direta ou indireta para responder essas perguntas. Dessa maneira, podem ser utilizadas outras metodologias empresariais, como o brainstorming, por exemplo.
Mas o que são os 5W2H da PNL?
A Programação Neurolinguística - PNL nos trouxe a noção de níveis lógicos (Bateson) ao qual refere-se ao fato de que alguns processos e fenômenos são criados pelas relações entre outros processos e fenômenos. Qualquer sistema de atividade é um subsistema embutido dentro de outro sistema, que é embutido dentro de outro sistema, e assim por diante. Esse tipo de relacionamento entre sistemas produz diferentes níveis de processos, relativos ao sistema no qual um deles está operando. Nossa estrutura cerebral, linguagem e sistemas sociais formam hierarquias naturais ou níveis de processos.
Uma ideia está em um nível diferente dos neurônios particulares no cérebro que produzem essa ideia.
Como um exemplo simples, considere a taxa de mudança, ou "velocidade" de um automóvel. A velocidade é uma função da quantidade de terra que o veículo cobre em um determinado período de tempo (por exemplo, 10 km por hora). Assim, a velocidade é a relação entre distância e tempo. Pode-se dizer que a velocidade do carro se deslocando da garagem para a rodovia está em um nível diferente de um carro, garagem, rodovia ou relógio, porque é uma propriedade da relação entre eles (e não existe sem eles).
Da mesma forma, a "rentabilidade" de uma empresa está em um nível diferente do que o maquinário usado por essa empresa; e uma ideia está em um nível diferente dos neurônios no cérebro que produz essa ideia.
O conceito de níveis lógicos de aprendizagem e mudança foi inicialmente formulado como um mecanismo nas ciências comportamentais pelo antropólogo Gregory Bateson, baseado no trabalho de Bertrand Russell em lógica e matemática. Bateson identificou quatro níveis básicos de aprendizado e mudança - cada nível abrangendo e organizando elementos do nível abaixo, e cada um deles tendo um grau maior de impacto sobre o indivíduo, organismo ou sistema.
O termo níveis lógicos, como usei na PNL, foi adaptado do trabalho de Bateson e refere-se a uma hierarquia de níveis de processos dentro de um indivíduo ou grupo. A função de cada nível é sintetizar, organizar e direcionar as interações no nível abaixo dele. Mudar algo em um nível superior iria necessariamente "irradiar" para baixo, precipitando a mudança nos níveis mais baixos. Mudar algo em um nível inferior poderia, mas não necessariamente, afetar os níveis superiores. Estes níveis incluem (na ordem do maior para o menor):
identidade,
crenças e valores,
capacidades,
comportamento e
ambiente.
Imagine que alguém estava dizendo cada uma das seguintes declarações para você:
Seu ambiente é (estúpido/feio/excepcional/belo).
A maneira como você se comportou nessa situação particular foi (estúpida/feia/excepcional/bela).
Você realmente tem a capacidadede ser (estúpido/feio/ excepcional/bonito).
O que você acredita e valoriza é (estúpido/feio/excepcional/ belo).
Você é (estúpido/feio/excepcional/belo).
Observe que as avaliações afirmadas por cada declaração são as mesmas. O que muda é o aspecto da pessoa a quem a declaração está se referindo.
Meio Ambiente
Comportamento
Capacidade
Crenças e Valores
Identidade
Essa sensibilidade intuitiva reflete algo fundamentalmente "neurolinguístico" em relação a essas afirmações.
Essas distinções se encaixaram ainda mais solidamente quando lhe se percebe que elas correspondem às seis perguntas fundamentais "5W2h" que usamos para organizar nossas vidas: onde, quando, quanto, o que, como, por que e quem.
Meio Ambiente: Onde? Quando? Quanto?
Comportamento: O que?
Capacidade: Como?
Crenças e Valores: Por quê?
Identidade: Quem?
Assim temos:
O que eu sou – Identidade – que nos fornece a Permissão e Motivação;
O que eu acredito – Crenças, Valores e Significados – que nos fornece a Missão;
O que sou capaz – Capacidades/Recursos/Estratégias e Estados – que nos fornece os Mapas e Planos;
O que eu faço – Comportamentos específicos; – que nos fornece as Ações e Reações; e,
Meu Ambiente – que nos fornece as Restrições e Oportunidades.
O nível mais fundamental de influência sobre nossos relacionamentos e interações é o ambiente compartilhado - quando e onde as operações e relacionamentos dentro de um sistema ou organização ocorrem. Fatores ambientais determinam o contexto e as restrições sob as quais as pessoas operam. O ambiente de uma organização, por exemplo, é composto por locais como as localizações geográficas de suas operações, os prédios e instalações que definem o "local de trabalho", o design de escritórios e fábricas, etc. Além da influência que esses fatores ambientais podem ter nas pessoas dentro da organização, pode-se também examinar a influência e o impacto que as pessoas dentro de uma organização têm em seu ambiente e quais produtos ou criações elas trazem para o ambiente.
Em outro nível, podemos examinar os comportamentos e ações específicos de um grupo ou indivíduo - isto é, o que a pessoa ou organização faz dentro do ambiente. Quais são os padrões particulares de trabalho, interação ou comunicação? Em um nível organizacional, os comportamentos podem ser definidos em termos de procedimentos gerais. No nível individual, os comportamentos assumem a forma de rotinas de trabalho específicas, hábitos de trabalho ou atividades relacionadas ao trabalho.
Outro nível de processo envolve as estratégias, habilidades e capacidades pelas quais a organização ou indivíduo seleciona e direciona ações dentro de seu ambiente - isto é, como elas geram e guiam seus comportamentos dentro de um contexto particular. Para um indivíduo, os recursos incluem estratégias e habilidades cognitivas, como aprendizado, memória, tomada de decisão e criatividade, que facilitam o desempenho de um determinado comportamento ou tarefa. Em nível organizacional, os recursos estão relacionados às infraestruturas disponíveis para apoiar a comunicação, a inovação, o planejamento e a tomada de decisões entre os membros da organização.
Esses outros níveis de processo são moldados por crenças e valores, que fornecem a motivação e as diretrizes por trás das estratégias e capacidades usadas para realizar resultados comportamentais no ambiente - por exemplo, por que as pessoas fazem as coisas do jeito que fazem em um determinado momento e lugar. Nossos valores e crenças fornecem o reforço (motivação e permissão) que apóia ou inibe capacidades e comportamentos particulares. Valores e crenças determinam como os eventos recebem significado e estão no centro do julgamento e da cultura.
Valores e crenças apoiam o senso de identidade do indivíduo ou da organização - ou seja, quem está por trás do porquê, como, o quê, onde e quando. Os processos de nível de identidade envolvem o senso de papel e missão das pessoas em relação à sua visão e aos sistemas maiores dos quais são membros. A identidade pode ser vista como sendo composta de dois aspectos complementares: o ego e a alma. O ego é orientado para a sobrevivência, reconhecimento e ambição. A alma é orientada para o propósito, contribuição e missão. Carisma, paixão e presença surgem naturalmente quando essas duas forças estão alinhadas.
Normalmente, uma missão é definida em termos do serviço realizado por pessoas em uma função específica em relação a outras pessoas dentro de um sistema maior. Uma identidade ou papel particular é expresso em termos de vários valores e crenças fundamentais, que determinam as prioridades a serem seguidas pelos indivíduos dentro da função. Estes, por sua vez, são apoiados por uma ampla gama de habilidades e capacidades que são necessárias para manifestar valores e crenças particulares. Capacidades efetivas produzem um conjunto ainda mais amplo de comportamentos e ações específicas, que expressam e adaptam valores com relação a muitos contextos e condições ambientais específicos.
PNL e a Escalada de Mudança
A PNL se destaca por seus processos de mudança, no entanto, o que é mudança? As mudanças são todas iguais? Os dicionários definem mudança como o ato ou efeito de mudar, de dispor de outro modo. É um substantivo feminino que dependendo do contexto que se emprega pode ter diferentes sentidos:
Pôr em outro lugar, remover, deslocar;
Dar outra direção, desviar;
Tirar para por outro, substituir;
Transferir para outro local;
Alterar, modificar;
Trocar, deixar para outro, cambiar;
Fazer apresentar-se sob outro aspecto, transformar;
A mudança de vida é a aquisição de novos hábitos, é estar aberto para aprender coisas novas, ou buscar novo estilo de vida, fazer uma revisão dos valores, das regras e dos compromissos.
As mudanças em PNL podem ocorrer em qualquer um dos Níveis Lógicos, ou seja:
Ambiente – o contexto externo; o mundo que nos rodeia; as condições externas onde ocorrem os comportamentos.
Comportamento – comportamentos específicos (proativo-reativo, procrastinar, irritação, estresse, ansiedade…); os reflexos condicionados (positivos e negativos); os hábitos (fumar, roer unhas, tiques nervosos…); os rituais e os costumes.
Capacidades – aqui estão as estratégias; nossos estados; emoções e habilidades.
Crenças e Valores – as nossas crenças (o que acreditamos ou não); os nossos valores (o que nos atrai ou nos repele de/a algo); os critérios e os metaprogramas.
Identidade – o que acreditamos que somos. Este nível sintetiza e abrange todo o conteúdo dos níveis anteriores.
E, mudanças que ocorrem em cada um destes níveis são também mudanças diferentes em nível de impacto e profundidade no todo da pessoa. Dentro da PNL temos três níveis de mudanças que podem ocorrer em um indivíduo, são elas: as mudanças remediais, as mudanças generativas e as mudanças evolutivas; que são trabalhados em cada fase da PNL.
A PNL possui três níveis de capacitação, o primeiro nível está o alicerce da PNL onde se aprende a começar a estruturar nosso trabalho como agente de mudanças – o nível Practitioner; então, o próximo nível é o nível que nos dá ferramentas poderosas de mudança em uma esfera totalmente diferente a de um Practitioner, nos tornando em mestres da linguagem através do programa de formação em Master Practitioner. E, por fim temos o Training Trainer, onde se estruturam as habilidades de criação e de repasse da ciência e tecnologia da Programação Neurolinguística.
Um Practitioner em PNL aprende e desenvolve habilidades para lidar com os dois primeiros níveis da Pirâmide dos Níveis Lógicos, ou seja, atuar provendo mudanças no ambiente e nos comportamentos. Estas são conhecidas como mudanças remediais.
As mudanças remediais lida com os imites e as oportunidade estabelecidas pelo ambiente ao qual estamos lidando – o onde? O quando? e, o com quem?; também atua-se sobre as ações e reações, ou seja comportamental. E, se começa a trabalhar no campo das Capacidades – aprendendo-se sobre estratégias e um pouco sobre Crenças e Valores. Um Practitioner em PNL é focado no intelecto, na mente consciente, nas estratégias, em como pensamos.
O segundo nível, onde atuam os Master Practitioner em PNL, é o nível das mudanças generativas. Aqui se lida com uma complexidade muito profunda e se necessita uma capacitação muito diferenciada e superior a de um Practitioner - aqui se lidam com os mapas e planos, com as permissões e motivação. Este é o mundo das Capacidades (o como?) que se expressa através da energia e das estratégias – os processos de modelagem; bem como o nível das Crenças e Valores, onde lidamos com as questões do “por quê?”
As mudanças generativas dentro da PNL são mais focadas no corpo, a mente somática. Então, como um Master Practitioner você tem a mente do intelecto - através das ferramentas de um Practitioner, a mente somática – que são as habilidades de intervenção de um Master em PNL. Uma mudança generativa cria a possibilidade de mudanças adicionais decorrentes do tempo decorrido da mudança inicial. Por exemplo, alocar uma pessoa com necessidades no Programa Bolsa Família do Governo Federal de transferência direta de renda, direcionado às famílias em situação de pobreza e de extrema pobreza em todo o país, segundo o qual, é “de modo que consigam superar a situação de vulnerabilidade e pobreza.” Este programa busca garantir a essas famílias o direito à alimentação e o acesso à educação e à saúde. Porém, na verdade não gera mudança, gera comodismo, estagnação, o que seria totalmente diferente de um programa que ensiná-se a pessoa a pescar, o que permitirá que ela ofereça seu próprio alimento, ganhe a vida e até ensine aos outros. Isso é uma mudança generativa.
Uma descrição da mudança generativa é uma maneira de contextualizar a mudança de alguma forma que seu cliente desempenhou em si mesmos habilidades nascentes que criam mudanças positivas em uma variedade de aspectos de sua vida além de seu objetivo clínico-terapêutico e de maneiras que seu cliente descobre para eles mesmos. Isto é, eles o possuem e por um processo de auto-descoberta por si mesmos. Generativamente, isso flui para outras áreas e contextos da vida.
E, temos as mudanças evolutivas, que é sobre trazer o alinhamento do intelecto e do corpo para o campo, na mente que reside no campo, no espaço entre as pessoas, no espaço pelo qual nos conectamos, no campo que criamos. Este é o nível de atuação dos Training Trainers em PNL. Aqui começamos a sair do espectro pessoal para o transpessoal. Se abarca a missão – o que meu sou? Trata-se da ambição e dos papéis que representamos – a nossa Identidade. Também se trabalha o “Campo Espiritual” (família, profissão/carreira/negócios, a comunidade e todo o planeta na esfera mais ampla – ou seja, nossa “transmissão” (o que vai além de nossa missão, o impacto dela) – o: quem mais?, para quem mais?
Apoiar pessoas em grandes transições de vida e mudanças frequentemente requer treinamento em um nível de identidade. A identidade é a base subjacente de todos os outros níveis de mudança: comportamentos, capacidades e crenças. Identidade tem a ver com questões como Quem sou eu?, Quais são meus limites?, Qual é o meu propósito? (minha missão). Esclarecer a “estrutura profunda” de nossa identidade nos permite expressar-nos ainda mais plenamente no nível de nossa “estrutura de superfície” comportamental.
Os trabalhos de PNL no nível de identidade envolve ajudar as pessoas a:
encontrar e esclarecer a direção de sua vida,
gerenciar limites entre 'eu' e 'outros',
tornar-se claro sobre crenças que apoiam sua identidade e aquelas que as limitam,
expandir seu senso de identidade para o núcleo mais profundo e essencial,
incorporando novas dimensões do ser.
Trabalhar no nível de identidade também abre a possibilidade de mudança transformacional e “evolutiva”. A maioria das técnicas de PNL concentra-se em “corretivas” ou em mudanças corretivas (consertar algo que está quebrado). Algumas técnicas enfocam a mudança “generativa” (pegar algo bom e fazer mais disso). Ainda menos endereço mudança "evolutiva" (criando algo completamente novo).
Para fazer uma analogia, a mudança corretiva é como arrancar ervas daninhas; mudança generativa é como plantar novas sementes; A mudança evolucionária é como alterar a paisagem sobre a qual as ervas daninhas e as sementes estão crescendo.
Este tema é abordado amplamente em nossa formação como Master Practitioner em PNL.
Editor: Charton Baggio é instrutor certificado de PNL, possui mais de 30 anos de experiência na prática da Programação Neurolinguística, com ampla formação no Brasil e exterior.
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